Beste leden,
Zoals jullie uit het verleden weten, dient elke vzw – dus ook de onze – elk jaar een algemene ledenvergadering (AV) bijeen te roepen.
We houden de AV dit jaar op vrijdag 20 juni 2025 vanaf 18h15 (ttz na afloop van het gewone clubtornooi) in de zaal Poly A van het wijkcentrum Xaverianen, in de gelijknamige straat te Brugge. We mikken op een duur tot maximaal 19h.
Alle leden worden hartelijk opgeroepen aanwezig te zijn. Met “leden” worden niet alleen degenen bedoeld die via Dulcinea lid zijn van VBL, ook alle anderen die bij ons alleen “clublidgeld” betaald hebben, zijn gerechtigd de vergadering bij te wonen en aan de stemmingen deel te nemen.
Op de dagorde staan:
- verantwoording door het bestuur over de rekening van het afgelopen werkjaar 2024 en stemming over al of niet goedkeuring daarvan;
- vraag (stemming) tot kwijting daarover aan de bestuurders;
- presentatie van het budget voor het nieuwe werkjaar en (al of niet) goedkeuring daarvan;
- diversen
De documenten ivm de clubfinanciën, de rekening van de werking 2024 en het budget 2025 zijn tijdens de weken vóór de AV op elk clubtornooi ter beschikking voor inzage door de leden. Wie dat op andere momenten wenst te doen, kan een afspraak maken met het bestuur.
Jullie weten eveneens dat het noodzakelijk is om een voldoende aantal leden aanwezig of via volmacht vertegenwoordigd te zien om de vergadering geldig te kunnen laten doorgaan. Er is statutair een quorum voorzien dat moet gehaald worden. Aangezien onze club sterk gegroeid is, ligt dat aantal voor ons ook steeds hoger. Vandaar dus onze oproep om zoveel mogelijk aanwezig te zijn / te blijven na het tornooi. Dat is makkelijkst voor iedereen. Inderdaad, indien er onvoldoende aanwezige of vertegenwoordigde leden op de vergadering zijn, dan kan die wettelijk niet geldig doorgaan en dienen we een nieuwe bijeenkomst te beleggen. Jullie begrijpen dat we deze rompslomp liever vermijden.
Indien je aanwezigheid niet mogelijk is, dringen we erop aan een volmacht verstrekken aan een ander lid. Daartoe is eveneens een document ter beschikking op de clubtornooien. Let wel: om geldig te zijn dienen we over een origineel door de volmachtgever ondertekend exemplaar te beschikken (een mail met een ingescand document volstaat niet). Wie volmacht verleent vult op dit formulier zijn naam in, dateert en ondertekent. Je kiest via het invullen van de naam van een ander lid wie volmachthouder voor jou zal zijn.
Een blanco volmachtformulier vind je hier.
Opgelet: overeenkomstig de statuten mag een aanwezig lid niet meer dan 1 volmacht uitoefenen. Wil dus met je voorgenomen volmachthouder nagaan of het nog wel mogelijk is. Eventueel vul je geen naam in aan wie je de volmacht verleent. Dan zorgen wij ervoor dat die aan een aanwezig lid wordt toegekend.
Het bestuur.