Beste leden,
Als vzw hebben we de wettelijke verplichting om minstens 1 maal per jaar een algemene vergadering (AV) te houden. Daar waar vorig jaar noodgedwongen beroep diende gedaan op uitzonderlijk toegestane elektronische procedures, dienen we dit jaar opnieuw een fysieke vergadering te beleggen.
Het bestuur heeft ervoor gekozen om de AV in te richten op vrijdag 10 december 2021 om 18h, aansluitend bij de gewone vrijdagse drive in zaal Poly A van het wijkcentrum Xaverianen. Gelet op de agenda verwachten we niet dat dit geweldig veel tijd in beslag zal nemen. Het is dus maar een kleine moeite om even ter plaatse te blijven. Weet bovendien dat we wettelijk en statutair voldoende in aantal dienen te zijn om geldige beslissingen te kunnen nemen. Het is eveneens mogelijk om zich te laten vertegenwoordigen via het verstrekken van een schriftelijke volmacht aan een medelid. Een volmacht-formulier vind je hier. Opgepast evenwel: elk aanwezig lid kan slechts drager zijn van één volmacht. De volmachtdragers dienen het document dan bij de registratie van de aanwezigen af te geven.
Op de dagorde staan volgende ter stemming gebrachte punten:
- het verslag AV 2020 (wordt via email opgestuurd)
- de rekening/balans van het werkjaar 2020-2021
- kwijting aan de bestuurders voor het werkjaar 2020-2021
- het budget voor het werkjaar 2021-2022
Daarnaast is er ook punt 5. “varia” dat informele elementen bevat die uiteraard niet ter stemming worden aangebracht.
De documenten die bij de punten 2 en 4 behoren zullen niet op elektronische wijze verspreid worden maar zullen wel ter plaatse ter inzage beschikbaar voor alle leden bij gelegenheid van alle drives vanaf maandag 29 november tot vrijdag 10 december. Ook ter zitting zal duiding daarbij gegeven worden.
Voor wie vragen of opmerkingen daarbij zou hebben is het interessant om deze voorafgaand te melden (bv per email aan het clubadres: dulcineabridge@gmail.com).
Wat de dagorde betreft, wijzen we erop dat overeenkomstig artikel 8,4°, van de statuten, de leden zelf punten ter beraadslaging kunnen toevoegen, inbegrepen ontwerpen tot besluit die ter stemming worden gebracht. Voor de bijzondere voorwaarden die daarbij dienen vervuld (1/20e der leden, ttz thans minstens 5, schriftelijk, uiterlijk 3 dagen op voorhand) wijzen we naar de statuten (zie op de clubwebsite https://bridgeclub-dulcinea.be/wp-content/uploads/2021/10/wijziging-statuten-publicatie.pdf ). Zelfs kunnen ter zitting nog punten onder rubriek varia worden voorgesteld maar dat kan dan niet tot een beslissende stemming leiden (wel tot niet-bindend advies aan de Raad van Bestuur).